Co powinieneś wiedzieć o wirtualnym biurze?

Czym jest wirtualne biuro?

Definicja wirtualnego biura głosi, że jest to usługa, która polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności w danym miejscu. Z kolei według definicji Cambridge Business English Dictionary jest to zespół działań biznesowych wykonywanych przez ludzi, którzy komunikują się ze sobą drogą telefoniczną, mailową lub internetową nie pracując wzajemnie razem w tym samym budynku – przebywają bowiem w domach i łączą się ze sobą dzięki technologiom komputerowym.

Idea wirtualnego biura narodziła się w 1994 roku. Ralph Gregory na podstawie własnych obserwacji doszedł do wniosku, że rozwój technologii komunikacyjnych jest na tyle duży, iż przedsiębiorcy nie muszą być „uwiązani” do swoich krzeseł w biurowcach. W przeprowadzonych badaniach udowodnił, że właściciele firm nie potrzebują stacjonarnego biura i nie chcą płacić wysokich stawek za czynsz. Przedsiębiorca stworzył więc własną firmę outsourcingową (The Virtual Office, Inc.), która już w 1995 roku cieszyła się dużą ilością klientów.

Początkowo wirtualne biuro polegało jedynie na udostępnianiu adresu, pod którym oficjalnie zarejestrowana była firma. Na fali popularności zaczęło z roku na rok przybywać coraz więcej podmiotów oferujących tego typu usługę, w ramach której klienci mogli korzystać z różnorodnych dodatkowych pakietów.

Wirtualne biuro – dla kogo?

Firmy z niewielkim kapitałem początkowym – wirtualne biuro pozwala na zaoszczędzenie na opłatach za czynsz, co jest ważne w pierwszych miesiącach działalności, kiedy wydatków jest najwięcej.

Firmy planujące ekspansję – jako „forpoczta” twojego biznesu; wirtualne biuro to dobre rozwiązanie przed planowym otworzeniem stacjonarnego oddziału firmy na terenie danego miasta, pozwala na przyśpieszenie działalności na danym terenie.

Firmy potrzebujące profesjonalnej obsługi biurowej – najbardziej wymagający przedsiębiorcy mogą skorzystać z szeregu kompleksowych rozwiązań, takich jak wirtualny sekretariat, poczta kwiatowa, umawianie spotkań biznesowych i wiele innych.

Wirtualne biura a polskie prawo

Zastanawiając się nad wirtualnym biurem wiele osób zadaje pytanie – czy to legalne? Odpowiadamy: TAK. Przedsiębiorca w składnym do CEIDG wniosku musi wskazać miejsce, w którym przechowywana będzie dokumentacja księgowa. Jeżeli usługa wirtualnego biura obejmuje również prowadzenie rachunkowości i księgowości, adres wirtualnego może być podawany do kontroli firmy pod kątem podatkowym. Należy upewnić się jeszcze, czy firma posiada archiwa do przechowywania dokumentacji.

W przypadku kontroli obsługa wirtualnego biura powiadamia przedsiębiorcę, ponieważ odbiera i przesyła jego korespondencję. Kontrola odbywa się w miejscu przechowywania dokumentacji księgowej, nic więc nie stoi na przeszkodzie na umówienie się z US w udostępnionym przez wirtualne biuro biurze, czy sali konferencyjnej.

Działalność wirtualnych biur jest również częściowo regulowana ustawą z dnia 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (usługa prowadzenia biur rachunkowych).

Wirtualne biuro i problemy z VAT

Jeżeli otrzymałeś odmowną decyzję o rejestracji jako podatnik VAT w wirtualnym biurze z Urzędu Skarbowego, powodem jest podejrzenie o możliwość popełnienia oszustwa podatkowego. Pamiętaj jednak, że taką możliwość urząd powinien wykazać na podstawie rzetelnego postępowania dowodowego. Jeżeli tego nie zrobił, możesz odwoływać się od decyzji do organu II instancji, czyli w tym przypadku do Izby Skarbowej. Istnieją spore szanse, że decyzja odmowna zostanie uchylona a Urząd Skarbowy będzie musiał rozpatrzyć sprawę ponownie.

Ile kosztuje biuro? Twarde dane

Wirtualne biuro to wymierne korzyści w postaci przede wszystkim obniżenia kosztów działalności. Według ostatnich raportów o cenach czynszów wynajęcie biura w mieście wojewódzkim to nadal wydatek rzędu co najmniej kilku tysięcy złotych. Na tle takich miast, jak Warszawa, Poznań, Wrocław, czy Kraków, Lublin wypada najkorzystniej – aktualne stawki czynszowe wahają się w przedziale 11-12 EUR/m2/m-c.

Koszt wynajmu biura to niestety nie wszystko. Pod uwagę należy wziąć jeszcze całkowity koszt zatrudnienia pracownika na stanowisku biurowym. Pełnoetatowy pracownik do koszt niewiele ponad 2100 zł.

Minimalne wynagrodzenie pracownika to dokładnie 2112,96 zł, przy tym należy pamiętać, że nie wszyscy pracodawcy posiadają obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Opłacenie jednego pracownika biurowego zatrudnionego na pełnym etacie wraz z miesięcznym czynszem to miesięczny wydatek utrzymujący się na poziomie co najmniej 3000 tys. zł.

Ile zaoszczędzę na wirtualnym biurze?

Ceny wirtualnego biura w podstawowych pakietach potrafią zaczynać się nawet od 49 zł/m-c. W tej cenie przedsiębiorcy mogą liczyć na rejestrację firmy, obsługę korespondencji (w wybranym zakresie), czy dostęp do indywidualnej skrzynki pocztowej w godzinach pracy biura.

Realnie na wirtualnym biurze można zaoszczędzić nawet powyżej 2000 zł miesięcznie. Click To Tweet

Korzyści

• W początkowej fazie działalności – pierwsze miesiące działalności firmy to szereg dużych wydatków, dlatego wirtualne biuro przydaje się jako możliwość oszczędności, plus nie trzeba zatrudniać pracowników biurowych (sekretarka, pomoc biurowa).
• Oszczędność czasu – nie zajmujesz się obsługą biura, tylko skupiasz na rzeczach najważniejszych dla twojej firmy.
• Klientom dajesz poczucie, że jesteś na miejscu, zmniejszasz więc dystans dzielący Ciebie i klienta (numer telefonu w lokalnej strefie telefonicznej).
• Podniesienie prestiżu firmy – decydując się na wirtualne biuro w znanej w mieście biznesowej lokalizacji.
• Obniżenie kosztów – wirtualne biuro jest tańsze niż wynajem biura tradycyjnego, ponadto płacisz 0zł za wynajem biura, 0zł za utrzymanie i umeblowanie, 0zł za zatrudnienie pracowników biurowych.
• Rozgraniczenie prywatnego adresu od biznesowego, jeżeli nie potrzebujesz fizycznego lokalu – dobre rozwiązanie np. dla freelancerów.
• Obsługa korespondencji – unikasz zagubionych awizo jak i stania w kolejkach na poczcie.
• Dodatkowe udogodnienia w postaci np. sal szkoleniowych – jeżeli pojawia się konieczność przeprowadzenia szkolenia lub spotkania z większym gronie pracowników, jak i zorganizowania szkolenia komercyjnego.

Jaką formę działalności mogę zarejestrować?

• Spółka cywilna,
• Spółka jawna,
• Spółka z o.o.,
• Spółka akcyjna,
• inne.

Gdzie mogę posługiwać się adresem?

• we wszystkich urzędach,
• na stronach internetowych,
• na wizytówkach i pieczątkach firmowych,
• w materiałach promocyjnych.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?

• Odległość – spotkania z klientami wymagają dojazdów. Wybierz takie wirtualne biuro, do którego możesz szybko dotrzeć na spotkanie z klientem.
• Infrastruktura – wirtualne biuro to w większości tylko adres. Warto wybierać takie oferty lub miejsca, w których będziesz mógł skorzystać na miejscu np. z sali konferencyjnej lub szkoleniowej lub z faktycznego biura, w którym możesz poprowadzić spotkanie z kontrahentem.
• Okolica – czasami musisz spędzić w wirtualnym biurze kilka godzin chociażby na rozmowach z kontrahentami. Jeżeli zgłodniejesz warto wiedzieć, czy w najbliższej okolicy znajduje się jakaś restauracja lub sklep spożywczy.
• Kto jest właścicielem lokalu – najlepiej wynajmować bezpośrednio od właściciela, ponieważ jest to gwarancja długotrwałej współpracy. Nie musisz się martwić, że za pół roku z powodu wypowiedzenia umowy przez właściciela lokalu firmie, która obsługuje wirtualne biuro, będziesz musiał szukać innego lokum.
• Obsługa – warto wybierać te firmy, które zatrudniają pracowników z wykształceniem kierunkowym np. administracyjnym, wówczas można liczyć na obsługę na wyższym poziomie oraz zyskać cenne porady.
• Dodatkowe usługi – np. obsługa korespondencji przychodzącej, wirtualny sekretariat, obsługa e-mail (skany poczty przychodzącej).

Wirtualne biuro Lublin

Jesteś zainteresowany wirtualnym biurem w Lublinie? Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić.

Spodobał Ci się nasz artykuł? Podziel się nim z innymi!